Politique De Confidentialité

Corporation Fiera Capital (« Fiera Capital ») accorde une grande importance à la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels confiés par ses clients et employés. La présente politique témoigne de cette préoccupation et de notre engagement à protéger ces renseignements. Les procédures qui s'y rattachent précisent comment elle sera appliquée.

La politique est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE », fédérale) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

Essentiellement, Fiera Capital adhère aux principes élaborés dans le Code canadien de protection des renseignements personnels établi par l'Association canadienne de normalisation, qui a servi de pierre d'assise à la LPRPDE.

Les deux enjeux majeurs sont :

  • la façon dont les entreprises recueillent, détiennent, utilisent, communiquent et protègent les renseignements personnels 
  • le droit des individus de les consulter et de les faire modifier si nécessaire.

La politique s'applique aux renseignements personnels sous toutes leurs formes verbales, électroniques, écrites ou autres, qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers dans le cadre des activités commerciales d'une entreprise. Ils sont définis comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. Les renseignements à caractère public n'y sont pas assujettis.

Il peut arriver que nos dossiers contiennent à la fois des renseignements personnels et des informations confidentielles qui n'entrent pas dans la définition des renseignements personnels. Par ailleurs, la réglementation concerne uniquement les individus, i.e. clients et employés, de même que les entreprises clientes qui exercent leurs activités à titre d'entreprises individuelles. Dans toutes les circonstances, il demeure entendu que Fiera Capital protège la confidentialité de toutes les informations qui lui sont confiées.

La présente politique et les procédures s'y rattachant seront revues périodiquement en vue de vérifier leur conformité et efficacité.

Principes régissant la protection des renseignements personnels

Responsabilité

Fiera Capital est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une personne qui devra s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

Fiera Capital dispose de nombreuses informations personnelles qui représentent un capital informationnel à haut risque. Toute fuite ou tout mauvais usage de ces renseignements risque de porter atteinte à leur intégrité et à leur confidentialité en plus de nuire éventuellement à la personne concernée. Pour contrer cette éventualité, il est nécessaire d'implanter une politique et des mesures de protection adéquates et évolutives selon les exigences.

Il appartient à la haute direction de l'entreprise de veiller au respect des dispositions réglementaires et de désigner un responsable à cette fin. Fiera Capital fera connaître sur demande le titre de la personne qui a été désignée. Le rôle du responsable couvre les points suivants :

  • s'assurer que l'entreprise respecte les dispositions législatives en matière de gestion et protection des renseignements personnels 
  • s'assurer que l'entreprise a mis en place les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité des renseignements personnels détenus 
  • recevoir les demandes de renseignements, d'accès au dossier et les plaintes, et les traiter de manière diligente et satisfaisante  
  • voir à ce que tout le personnel soit sensibilisé à la protection des renseignements personnels, incluant la formation et la transmission de l'information relative aux politiques et procédures de Fiera Capital
  • rédiger les documents explicatifs concernant les politiques et procédures.

D'autres employés de Fiera Capital pourront être délégués pour agir au nom de la personne désignée et s'occuper des activités quotidiennes de collecte et traitement des renseignements personnels.

Par ailleurs, chez Fiera Capital la protection des renseignements personnels et confidentiels incombe à tous les employés. Tous signent à cet effet un engagement de confidentialité inclus dans le code de conduite, engagement qui doit être renouvelé chaque année. Les employés temporaires de même que les consultants signent aussi un engagement de confidentialité.

Et enfin, Fiera Capital est responsable des renseignements personnels qu'elle confie à des tiers pour fins de traitement. Elle doit donc fournir un degré comparable de protection aux renseignements traités par une tierce partie.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées avant ou au moment de la collecte.

Fiera Capital doit documenter les fins afin de se conformer aux principes de la transparence (2.8) et de l'accès aux renseignements personnels (2.9). L'identification des fins conduisant à la collecte permet par la suite d'assurer une mise en pratique optimale de la politique en surveillant les points suivants :

  • délimiter le type et la quantité de renseignements personnels pour ne rassembler que les renseignements nécessaires aux fins mentionnées 
  • informer la personne concernée des raisons de la collecte 
  • déterminer la fréquence de la mise à jour des renseignements 
  • limiter leur utilisation 
  • fixer le moment de leur destruction.
  • Les fins pour lesquelles Fiera Capital recueille des renseignements personnels sont :
  • établir et maintenir un mandat discrétionnaire de gestion de portefeuille 
  • conclure un contrat d'embauche 
  • satisfaire aux exigences réglementaires

Ces fins seront précisées au client ou à l'employé avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sauf lorsque la loi l'oblige, Fiera Capital n'utilisera pas ou ne communiquera pas pour une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini la nouvelle fin et obtenu le consentement du client ou de l'employé.

Consentement

Toute personne doit être informée et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.

Le consentement de l'individu concerné sera explicite et sans aucune déduction de la part de Fiera Capital. Il rencontrera les critères suivants :

  • manifeste : attesté par un document technologique ou papier 
  • libre : exprimé sans conditions, contraintes, ou promesses 
  • éclairé : formulé en ayant conscience de sa portée 
  • spécifique : autorisant la communication d'un renseignement personnel à des fins données 
  • limité dans le temps : valide pour la durée requise à la réalisation des fins pour lesquelles il est demandé ou pour la duré prescrite selon la réglementation (la plus longue des échéances).

Les renseignements personnels recueillis auprès de tiers tels qu'un mandataire autorisé, références professionnelles ou personnelles le seront avec la permission de l'individu concerné et la source de renseignements sera inscrite à son dossier.

Les seules éventualités dans lesquelles Fiera Capital recueillera ou communiquera des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées seront dans les circonstances exigées par la loi.

Limitation de la collecte

Fiera Capital ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.

Fiera Capital recueille seulement le type et la quantité de renseignements protégés dont elle a besoin de façon indispensable pour ses activités commerciales et pour les fins exposées lors de la collecte. Dans les cas où Fiera Capital utilise des identifiants numériques, elle sera autorisée à le faire en vertu des dispositions légales.

Pour les clients

Les renseignements personnels recueillis auprès des clients serviront uniquement dans le cadre de l'ouverture du compte chez Fiera Capital. Les informations demandées sont nécessaires en vertu de :

  • la réglementation applicable en valeurs mobilières pour l'ouverture de compte 
  • la réglementation applicable sur la lutte contre le blanchiment de capitaux plus précisément en ce qui concerne l'identité des détenteurs de compte et la légitimité patrimoniale 
  • l'administration du compte par le fiduciaire 
  • le transfert éventuel des actifs en provenance d'une autre institution financière.

Pour les employés

Les renseignements personnels recueillis serviront dans le cadre du contrat de travail entre Fiera Capital et l'employé.

Fiera Capital s'engage à procéder de manière honnête et licite dans la collecte de ces informations, i.e. que l'entreprise ne trompera pas les personnes concernées ni ne les induira en erreur à propos des raisons pour lesquelles les renseignements sont collectés. Elle ne tentera pas non plus d'obtenir la permission de recueillir ces renseignements par des moyens frauduleux.

Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit pas conserver les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement par les personnes qui ont besoin de ces informations dans le cadre de leurs fonctions relativement au mandat de gestion de portefeuille et à la gestion du personnel. Ils ne seront en aucun cas employés à des fins qui ne sont pas pertinentes à ce cadre.

Communication

Fiera Capital communique des informations confidentielles uniquement aux intervenants externes nécessaires dans l'exercice de ses activités. En particulier, Fiera Capital ne vend pas de renseignements personnels ou de liste de clients à qui que ce soit.

Voici des exemples des tiers à qui Fiera Capital diffuse des informations confidentielles pour remplir son mandat :

  • pour les clients : autorités réglementaires et fournisseurs de services tels que fiduciaires, imprimeurs, systèmes de gestion de portefeuille, intermédiaires de marché, services d'archives 
  • pour les employés : gestion de la paye et des avantages sociaux

Lorsque Fiera Capital recourt à ces intervenants externes, elle s'assure que la protection des renseignements personnels répond aux exigences de confidentialité.

Fiera Capital n'utilisera ni ne communiquera aucun renseignement personnel pour des raisons qui n'ont pas été précisées antérieurement sauf si la loi l'exige ou le permet.

Conservation

Fiera Capital ne pourra pas conserver les renseignements personnels détenus au-delà des délais prescrits pour les exigences de conservation, et ceci quel que soit le support utilisé.

La période de conservation n'excédera pas la plus longue des échéances suivantes :

  • la durée nécessaire à la réalisation des fins autorisées, ou bien
  • les délais prescrits selon ces exigences légales  

L'échéance de conservation doit tenir compte des demandes d'accès que pourrait invoquer une personne concernée suite à des décisions prises à son sujet. Elle se limitera cependant au strict intervalle de temps requis pour que le renseignement personnel puisse jouer le rôle auquel il est destiné.

Les modalités de conservation sont établies dans les procédures se rattachant à cette politique.

Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont utilisés.

Les renseignements personnels utilisés par Fiera Capital doivent être aussi exacts que possible, complets et en ordre pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client ou d'un employé.

Notamment, certains renseignements personnels concernant la situation financière des clients peuvent avoir un impact sur la gestion de leur actif. Les personnes concernées sont donc invitées à informer Fiera Capital des modifications à leur dossier.

Fiera Capital fera la mise à jour de ces renseignements, lorsque nécessaire, pour satisfaire aux fins déterminées, ou sur un avis en ce sens de la part de la personne concernée si un renseignement est erroné ou périmé.

Mesures de sécurité

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Les mesures nécessaires sont mises en place sur les plans matériel, administratif et technologique en vue de prévenir la perte, le vol, la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification, la destruction ou tout autre usage non autorisé.

Dans tous les cas, l'information est gardée en lieu sûr, protégée contre les accès non autorisés et conservée seulement pendant le temps nécessaire. Ces mesures s'appliquent, quelle que soit la forme sous laquelle elle est conservée.

Tous les renseignements personnels et confidentiels seront protégés avec le même soin, quel que soit leur niveau de sensibilité.

Fiera Capital a également mis sur pied une politique d'utilisation du réseau informatique à laquelle adhèrent annuellement tous les employés dans le cadre du code de conduite.

Les renseignements personnels communiqués à des tiers aux termes d'ententes contractuelles doivent spécifier le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.

Tous les employés de Fiera Capital qui ont accès à des renseignements personnels sont tenus, à titre de condition d'emploi, de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

Fiera Capital recommande à ses clients d'éviter la transmission de renseignements personnels par internet ou par courrier électronique à moins d'être encodé. Il s'agit d'un réseau public et l'information qui y circule peut être interceptée. Fiera Capital pourra transmettre par internet vers l'extérieur des renseignements personnels seulement si le client requiert ce mode de communication.

Transparence

Fiera Capital doit mettre à la disposition de toute personne de manière facilement accessible des informations précises sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

Une copie de cette politique est disponible sur le site Web de Fiera Capital à l'adresse www.fieracapital.com.  

Elle sera également remise à toute personne qui en fait la demande.

La personne intéressée pourra consulter d'autres sites d'intérêt tels que :

Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels sont diffusées à la section (2.10).

Accès aux renseignements personnels

Fiera Capital doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels la concernant, de leur usage et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester le contenu des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Sur demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels, toute personne concernée pourra consulter son dossier. Afin d'assurer la protection des renseignements personnels, un client ou un employé pourra être tenu de fournir des informations suffisantes pour que Fiera Capital donne accès au dossier en toute sécurité.

Fiera Capital fournira les renseignements personnels demandés dans un délai raisonnable (maximum 30 jours). Les renseignements seront fournis de manière compréhensible et complète.

Ce droit d'accès et de modification couvre :

  • le droit de consulter gratuitement le dossier 
  • le droit de faire corriger gratuitement des renseignements inadéquats 
  • le droit d'obtenir un exemplaire du dossier moyennant des frais raisonnables couvrant les coûts engagés à cet égard, dont la personne concernée sera préalablement avisée 
  • le droit d'obtenir la liste des tiers à qui Fiera Capital a ou pourrait communiquer des renseignements personnels pour l'exercice de ses activités

Dans certaines circonstances prévues par la réglementation, Fiera Capital ne pourra pas fournir les renseignements demandés. Les raisons seront communiquées au demandeur.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est aussi à votre disposition si vous avez des questions ou commentaires concernant les pratiques de Fiera Capital.

Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect de ces principes en communiquant avec l'individu responsable de les faire respecter.

Si une personne concernée veut formuler une plainte relativement à l'exercice des droits découlant de cette politique ou à toute situation liée à la protection des renseignements personnels, elle pourra le faire en communiquant soit avec son gestionnaire de portefeuille ou avec le responsable désigné par Fiera Capital :

  • par téléphone au (514) 954-3300 ou 1 800 361-3499
  • par télécopieur au (514) 395-8752
  • par courrier électronique à : info@fieracapital.com
  • par la poste :

    Responsable de la protection des renseignements personnels
    Corporation Fiera Capital
    1501 avenue McGill College, Bureau 800
    Montréal (QC) H3A 3M8

Toute plainte sera étudiée avec soin afin d'en assurer un traitement adéquat. Si la plainte est justifiée, Fiera Capital prendra les mesures appropriées y compris modifier ses politiques et procédures au besoin.

Le client ou l'employé sera informé du résultat de l'enquête relative à sa plainte. La situation sera corrigée dans les meilleurs délais et Fiera Capital ajustera ses politiques et procédures en conséquence.

Advenant une mésentente avec Fiera Capital dans l'exercice des droits énoncés aux présentes, la personne concernée pourra s'adresser à l'organisme chargé de leur application, i.e. :